Privacy policy for Shout Retail in English & Dutch

Privacy statement Shout Retail

This privacy statement contains information regarding the manner in which Shout Retail Properties B.V. processes personal data in the context of its business operations. This also includes the processing of data through our website (https://shout-retail.com).

For the processing of this data we are the data controller in the sense of the General Data Protection Regulation (‘GDPR’). We process your data diligently and in accordance with the effective privacy legislation, including the GDPR.

If after reviewing our privacy statement or more generally you have questions concerning or you wish to contact us, this is possible by way of the contact details listed at the end of this privacy statement.

Data processing

We process personal data of (contact persons at) clients, counterparties, suppliers and other relations, of trainees and job applicants, as well as of visitors to our website. We obtain your data i) from you personally, ii) from third parties (such as, for example, clients, counterparties and chain partners), or iii) from public sources, such as the Trade Register of the Chamber of Commerce and the Cadaster.

Data we may process is:

basic information such as your first and last name, title, gender;
contact details, such as your e-mail address, mail address, phone number, the company you work for, and your position;
financial information, such as IBAN/bank account number and information about your financial/economic situation;
IP-address and statistical data about your usage of our website;
personal data you give us when you apply for a job with us, such as an application letter, curriculum, date of birth, training and career information;
all other personal data we obtain from or about you and that we use for the purposes listed below.

We do not always process all the data listed above; this depends on the type of relationship, the service it regards, and (if applicable) the permission you gave us.

Purposes for the processing of personal data

We process the above data for one or more of the following purposes (also depending on the relationship we have with you):

Marketing and acquisition purposes

We may possibly use your personal data to send newsletters, invitations for seminars and other events and other forms of marketing communication that may be relevant to you, as well as in the context of (the registration for) one of our marketing and business development events.

The implementation of an agreement

We process your data to the extent it is necessary in the context of the services provided by us (real estate agency and/or advice regarding real estate).

Compliance with legal obligations

We process your data to the extent necessary to have the collaborators of Shout Retail comply with the applicable legal obligations and professional rules, such as, for example, the collection and retention of client data and the provision of information to the tax office, public registers, overseers, etc.

Job applications

The data you share with us when you apply for a job with us (by e-mail/regular mail, the application form on our website or through social media) or that we receive through recruiters, we process to contact you for the purpose of our application process and to process your application.

Use and improvement of our website

We process statistical data about the visits to and the use of our website. We do so to analyse and improve the content, design, and the use of our website.

Other processing

We also process your data to answer any possible questions or to handle complaints.

Grounds for data processing

We process your personal data pursuant to one or several of the following legal grounds:

The implementation of an agreement with you or to take measures before conclusion of an agreement;
A legitimate interest;
Your permission;
Compliance with a legal obligation.

Provision to third parties

In some cases, we share your personal data. We will only do so if we deem such necessary. We exclusively share your data with reliable parties and make sure that the process of sharing this data is safeguarded by appropriate guarantees. We may possibly share your personal data with:

Government agencies such as the tax office, judicial authorities, the Cadaster, the Chamber of Commerce, and overseers;
Clients and counterparties;
Chain partners and other service providers such as banks, insurance companies, bailiffs, real estate agents, lawyers, notaries, other real estate advisors, accountants, tax consultants, and other advisors;
External suppliers such as IT service providers, hosting and cloud-service providers, or other suppliers that we outsource support activities to.

In case the third party your data is shared with is designated as a processor in the sense of the GDPR we will, furthermore, conclude a processor agreement with such third party.

Retention terms

We keep your personal data in accordance with the GDPR and specific mandatory legal retention terms. The data is not kept any longer than is strictly necessary to realise the goals the data was collected for and to comply with legal obligations.

Your privacy rights

On grounds of the GDPR, you have a number of rights. You have the right to ask us for the perusal, rectification, deletion, limitation, and transferability of your personal data. You also have the right to object against the processing of your personal data. If you wish to exercise these rights, you can contact us. You can find our contact details at the end of this privacy statement.

It is possible that we (are unable to) grant your request. For example because the processing of certain personal data is required to comply with our legal obligations or because of other exceptions, such as the rights and liberties of third parties or the interest of being able to conduct a legal procedure. In the event we (are unable to) grant a certain request we will naturally notify you in a substantiated manner.

To the extent the processing of your personal data is based on permission, you have the right at all times to withdraw this permission again. Any possible withdrawal of your consent does not affect the legitimacy of earlier processing on such basis. You also have the right to submit a complaint to the monitoring authority: the ‘Autoriteit Persoonsgegevens’ (AP). You can find more information concerning on the website of the AP (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/). We would naturally appreciate it if you would contact us first so we can see if we can work it out together.

Security of data

We take appropriate security measures to limit the abuse of and the unauthorised access to personal data. We make sure, for instance, that only the necessary persons have access to the data, so that the access to the data is shielded, is conducted through secure connections, and that our security measures are regularly controlled.

Transmission of personal data outside the European Union

In principle, we do not transmit your personal data to countries outside the European Union. [TRIP/JJP1]

Cookies

On our website we make use of cookies and/or comparable techniques. A cookie is a tiny file that is stored on the device (computer, tablet, or smartphone) that you visit our website with. On our website we exclusively use functional cookies and analytic cookies.

The functional cookies we use are necessary for the technical functioning of the website and ease of use. They make sure that the website functions properly and they remember preferential settings, for example. We can also optimise our website with them. With our functional cookies, we guarantee the correct functioning of our website.

With the aid of analytic cookies, we collect statistical data at a privacy-friendly, aggregated level about the use of our website, so that we can improve our provision of services. We use the analytic cookies we apply to obtain insight into, e.g., visitor flows, traffic sources, and page displays on our website. We do this in a manner that takes into account your privacy as much as possible. For this reason, your IP-address is only stored partially. We conclude processor agreements with third parties in which arrangements are made, amongst others, regarding the security of your personal data.

Modifications in this privacy statement

We can modify this privacy statement from time to time. Modifications will be published on our website. It is therefore advisable to regularly consult this privacy statement in order to remain informed of changes.

Contact details

For questions or requests regarding the processing of your personal data you can contact us through the contact details listed below:

Shout Retail Properties B.V.

T.a.v. Marinus Schouten

E-mail: marinus@shout-retail.com

Tel: (+31) 6 27 03 30 77

Website: https://shout-retail.com/

KvK: 80095011

Versie: 24 augustus 2020

Privacyverklaring Shout Retail

Deze privacyverklaring bevat informatie over de wijze waarop Shout Retail Properties B.V. persoonsgegevens verwerkt in het kader van haar bedrijfsvoering. Daaronder is mede begrepen de verwerking van gegevens via onze website (https://shout-retail.com).

Wij zijn voor de verwerking van deze gegevens de zogenoemde verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’). Wij verwerken uw gegevens zorgvuldig en in overeenstemming met geldende privacywetgeving, waaronder de AVG.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de aan het einde van deze privacyverklaring vermelde contactgegevens

Gegevensverwerkingen

Wij verwerken persoonsgegevens van (contactpersonen bij) cliënten,

wederpartijen, leveranciers en overige relaties, van stagiairs en sollicitanten, alsmede van websitebezoekers. Wij verkrijgen uw gegevens I) van u zelf, II) van derden (zoals bijvoorbeeld opdrachtgevers, wederpartijen en ketenpartners), of III) uit openbare bronnen, zoals bijvoorbeeld het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster.

Gegevens die wij mogelijk verwerken zijn:

basisinformatie zoals uw voor- en achternaam, titel, geslacht;
contactgegevens zoals uw e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waar u werkt en uw functie;
financiële informatie, zoals IBAN/bankrekeningnummer en gegevens over uw financiële/economische situatie;
IP-adres en statistische gegevens over uw gebruik van onze website;
persoonsgegevens die u ons geeft als u bij ons solliciteert, zoals een sollicitatiebrief, CV, geboortedatum, opleidings- en loopbaangegevens;
alle overige persoonsgegevens die wij van of over u verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doeleinden.

We verwerken niet altijd alle bovenstaande gegevens, dit is afhankelijk van het soort relatie, de dienst waar het omgaat en (indien van toepassing) de toestemming u ons heeft gegeven.

Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden (mede afhankelijk van de relatie met u):

Marketing- en acquisitiedoeleinden

Wij gebruiken uw persoonsgegevens mogelijk voor het verzenden van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor seminars en overige evenementen en andere marketingcommunicatie die voor u relevant kan zijn, alsmede in het kader van een (inschrijving voor) een van onze marketing en business development evenementen.

Het uitvoeren van een overeenkomst

Wij verwerken uw gegevens voor zover dat nodig is in het kader van de door ons verleende diensten (makelaardij en/of advies met betrekking tot vastgoed).

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

Wij verwerken uw gegevens voor zover dat nodig is om de medewerkers van Shout Retail geldende wettelijke verplichtingen en beroepsregels na te leven, zoals bijvoorbeeld het verzamelen en bewaren van cliëntgegevens en het verstrekken van informatie aan de belastingdienst, openbare registers, toezichthouders etc.

Sollicitaties

De gegevens die u met ons deelt indien u bij ons solliciteert (via e-mail/post, het sollicitatieformulier op onze website of via social media) of die wij via recruiters ontvangen, verwerken we om contact met u op te nemen ten behoeve van onze sollicitatieprocedure en uw sollicitatie te behandelen.

Gebruik en verbetering van onze website

Wij verwerken statistische gegevens over het bezoek aan en gebruik van onze website. Dit doen we om de inhoud, indeling en het gebruik van onze website te analyseren en te verbeteren.

Overige verwerkingen

Wij verwerken uw gegevens ook om eventuele vragen of klachten te behandelen.

Grondslagen voor gegevensverwerkingen

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een dan wel meerdere van de volgende wettelijke grondslagen:

De uitvoering van een overeenkomst met u of om voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
Een gerechtvaardigd belang;
Uw toestemming;
Het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Verstrekking aan derden

In sommige gevallen delen wij uw persoonsgegevens. Dit zullen wij enkel doen wanneer wij dit noodzakelijk achten. Wij delen uw gegevens uitsluitend met betrouwbare partijen en zorgen ervoor dat het proces van delen van deze gegevens met passende waarborgen omkleed is. Wij delen uw persoonsgegevens mogelijk met:

Overheidsinstanties zoals de belastingdienst, rechterlijke instanties, het Kadaster, de Kamer van Koophandel en toezichthouders;
Opdrachtgevers en wederpartijen;
Ketenpartners en overige dienstverleners zoals banken, verzekeraars, deurwaarders, makelaars, advocaten, notarissen, overige vastgoedadviseurs, accountants, belastingadviseurs en overige adviseurs;
Externe leveranciers zoals ICT-dienstverleners, hosting-en clouddienstverleners dan wel andere leveranciers aan wie wij ondersteunende diensten uitbesteden.

Wanneer de derde waarmee uw gegevens worden gedeeld aangemerkt wordt als een verwerker in de zin van de AVG zullen wij bovendien een verwerkersovereenkomst sluiten met deze derde.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en specifieke dwingende wettelijke bewaartermijnen. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u een aantal rechten. U heeft het recht ons te verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Ook heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u gebruik wenst te maken van deze rechten kunt u contact met ons opnemen. Onze contactgegevens vindt u aan het einde van deze privacyverklaring.

Het is mogelijk dat wij niet (kunnen) voldoen aan uw verzoek. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of vanwege andere uitzonderingen, zoals de rechten en vrijheden van derden of het belang een juridische procedure te kunnen voeren. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.

Voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming weer in te trekken. Een eventuele intrekking van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerkingen op basis daarvan. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens (‘AP’). Meer informatie hierover is te vinden op de website van de AP (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/). Uiteraard zouden wij het fijn vinden als u eerst contact met ons op zou nemen, zodat wij kunnen kijken of we er samen uitkomen.

Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is, via beveiligde verbindingen verloopt en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Unie

Wij geven uw persoonsgegevens in beginsel niet door naar landen buiten de Europese Unie. [TRIP/JJP1]

Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies en/of vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein bestandje dat opgeslagen wordt op het device (computer, tablet of smartphone) waarmee u onze website bezoekt. Wij gebruiken op onze website uitsluitend functionele cookies en analytische cookies.

De functionele cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Met onze functionele cookies garanderen wij een correcte werking van onze website.

Met behulp van analytische cookies verzamelen wij statistische gegevens op een privacyvriendelijk geaggregeerd niveau over het gebruik van onze website zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren. De analytische cookies die wij gebruiken gebruiken wij om inzicht te krijgen in o.a. bezoekersstromen, verkeersbronnen en paginaweergaves op onze website. Dit doen wij op een manier die zoveel mogelijk rekening houdt met uw privacy. Uw IP-adres wordt om deze

reden bijvoorbeeld slechts ten dele opgeslagen. Wij sluiten met derden verwerkersovereenkomsten waarin onder andere afspraken zijn gemaakt over de beveiliging van uw persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacy verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen om van wijzigingen op de hoogte te blijven.

Contactgegevens